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DES RESSOURCES ET DES OUTILS AU SERVICE DES ACTEURS ET DES PROFESSIONNELS. |
Titre professionnel chargé d'accueil et de gestion administrativeDate de mise à jour : 15/12/2025
| Identifiant OffreInfo : 07_25104512F |
GIP Alfa Centre-Val de Loire |
Le Chargé d'Accueil et De Gestion Administrative joue un rôle essentiel dans les activités d'accueil et administratives d'une structure. En tant que point de contact privilégié, il contribue à la créer une première impression positive et à faciliter les échanges au sein de l'entreprise. Il est un interlocuteur important tant pour les collaborateurs que pour les collaborateurs externes. De plus, il participe activement à la qualité de la communication de la structure, valorise son image et assure le relais de l'information. La dimension relationnelle de cette fonction est primordiale.
Les missions du chargé d'accueil et de gestion administrative se répartissent entre l'accueil et la gestion des visiteurs ainsi que la gestion administrative.
Il travaille de manière autonome dans la prise en charge des intéractions courantes et des tâches administratives, dans le respect des procédures établies. Il dispose d'une marge de manoeuvre pour résoudre des situations délicates ou conflictuelles dans les limites définies par sa hiérarchie. Il est responsable de la protection des informations transmises, avec une attention particulière à la confidentialité, conformément aux consignes et procédures de la structure. Il doit être capable d'organiser son travail en fonction des priorités fixées et des délais impartis.
Le poste de chargé d'accueil et de gestion administrative se déroule majoritairement, de façon sédentaire, en espaces d'accueil mais également au sein de services administratifs. son activité implique des contacts fréquents en face à face, à distance ou à téléphone. Les horaires peuvent être variables selon les besoins de la structure, avec parfois des astreintes en forte affluence. L'environnement de travail nécessite une adaptation rapide aux imprévus et peut engendrer des situations de stress notamment lors des situations conflictuelles.
Enfin, dans son quotidien professionnel, le chargé d'accueil et de gestion administrative adopte des pratiques éco-responsables.
Le Titre professionnel de Chargé d'Accueil et De Gestion Administrative est une certification dépendant du Ministère du Travail du plein emploi et de l'Insertion.
Les compétences abordées:
- Assurer l'accueil physique et téléphonique : Accueillir les visiteurs et les collaborateurs en face à face ou à distance, en identifiant leurs besoins et en les orientant vers les services compétents.Utiliser des outils de communication pour garantir la traçabilité et la fiabilité des informations transmises. Adapter sa communication , y compris en anglais pour des échanges simples, tout en respectant les règles de confidentialité et de courtoisie.
- Gérer des situations complexes à l'accueil: Identifier et désamorcer les tensions ou conflits à l'accueil grâce à des techniques de communication non violente et d'écoute active.Adapter sa posture et sa communication aux interlocuteurs, y compris en situation de handicap, pour préserver un environnement respectueux. agir avec calme et empathie, en respectant les procédures de sécurité et les limites de délégation.
- Traiter les flux d'information internes et externes: Trier, prioriser et rédiger les informations reçues vers les destinataires concernés, dans le respect des délais. Organiser et archiver les données pour en assurer la traçabilité et l'accessibilité, en utilisant des outils collaboratifs et bureautiques. Respecter les règles de confidentialité et adopter des pratiques éco-responsables dans la gestion des flux.
- Prendre en charge les activités administratives courantes: Produire des écrits professionnels, planifier des réunions et gérer des agendas en utilisant les outils numériques et collaboratifs.Numériser, classer et archiver les dossiers selon les procédures, collecter les besoins en fournitures et en passant des commandes. Organiser son travail de manière autonome, en respectant les règles de confidentialité et de sécurité informatique, les délais et procédures internes.
- Assurer le traitement administratif des dossiers : Collecter, analyser les informations nécessaires à la constitution des dossiers. Vérifier la cohérence et la complétude en vue d'un enregistrement garantissant la traçabilité et l'accès aux tiers habilités. Traiter les demandes et commandes internes. Mettre à jour les dossiers et préparer des rapports pour informer les parties prenantes, en utilisant des outils de gestion.
- Traiter les réclamations courantes: Répondre aux réclamations de premier niveau en conciliant satisfaction de l'interlocuteur et intérêt de la structure, dans le respect des procédures et de sa délégation. Identifier les situations nécessitant une intervention hiérarchique et mettre en place des actions correctives pour résoudre les problèmes. Rendre compte à la direction et aux parties prenantes via des rapports de suivi, en utilisant des outils de gestion adaptés.
Certifiante
Bac
Conventionnement : Non
OPCO
Niveau d'entrée : CAP, BEP
NIVEAU 3
Accessible en contrat d'apprentissage