- Définition de l'emploi type et des conditions d'exercice
Le chargé d'accueil et de gestion administrative joue un rôle essentiel dans les activités d'accueil et administratives d'une structure. En tant que point de contact privilégié, il contribue à créer une première impression positive et à faciliter les échanges au sein de l'entreprise. Il est un interlocuteur important tant pour les collaborateurs que pour les partenaires externes. De plus, il participe activement à la qualité de la communication de la structure, valorise son image et assure le relais de l'information. La dimension relationnelle de cette fonction est primordiale.
Les missions du chargé d'accueil et de gestion administrative se répartissent entre le front office (accueil et gestion des visiteurs) et le back office (gestion administrative).
En front office, il assure l'accueil physique et téléphonique, identifie les besoins des interlocuteurs, les informe et les oriente vers les services compétents, contrôle l'accès à la structure, et traite les flux d'information entrants et sortants. Il gère simultanément l'accueil des visiteurs, les appels téléphoniques et les informations reçues par divers canaux. Il enregistre également les informations dans les systèmes d'informations de la structure, garantissant la traçabilité des interactions.
En back office, il prend en charge divers travaux administratifs comme la production d'écrits professionnels, la gestion des rendez-vous et la planification des réunions, la numérisation, le classement et l'archivage des dossiers. Il constitue et vérifie la conformité de dossiers, gère les demandes et commandes, assure leur suivi, et si nécessaire effectue les relances. Il traite, également, les réclamations et litiges de premier niveau, propose des solutions adaptées tout en respectant les procédures internes de la structure.
- Secteurs d'activité et types d'emplois accessibles par le détenteur du titre
Les différents secteurs d'activités concernés sont principalement :
L'emploi s'exerce dans tous types de structures : privées, publiques, associatives, commerciales ou non, quel que soit le secteur d'activité.
Certificat de Compétencs Professionnelles 1 : Assurer les activités d'accueil d'une structure
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Gérer des situations complexes à l'accueil
- Traiter les flux d'information internes et externes
Certificat de Compétencs Professionnelles 2 : Gérer les activités administratives d'une structure
- Prendre en charge les activités administratives courantes
- Assurer le traitement administratif des dossiers
- Traiter les réclamations courantes
Compétences transversales
- Compétences numériques – Bureautiques
- Projet Voltaire
- Compétences linguistiques - Anglais A2
- Développer son savoir-être entreprise
- Santé et sécurité
- Développement durable
Modules accompagnement
- Apprendre à apprendre
- Se préparer à l'examen
- Accompagnement emploi
- Handicap
- Mobilité
Les métiers visés :
- Secrétaire
- Secrétaire administratif
- Secrétaire polyvalent
- Assistant administratif
Les évolutions possibles :
- Assistanat de direction
- Assistanat technique et administratif
- Secrétariat comptable
Certifiante
Bac
