- Identifier les facteurs qui nuisent à l'efficacité dans le travail
- Mettre en oeuvre un traitement performant des documents administratifs reçus ou émis par l'entreprise
- Identifier les méthodes et outils permettant une transmission efficace des informations internes et externes
- S'approprier une démarche pour optimiser sa gestion du temps.
La formation débute par l'exposé, par chaque participant, des activités, tâches, compétences et problématiques liées à son poste de travail. Cet échange de pratiques est complété par des exercices en mini-groupes et des apports complémentaires sur les thématiques prioritaires identifiées parmi la liste suivante :
Gérer l'information circulant dans l'entreprise :
- Catégoriser et hiérarchiser l'information circulant, par canal
- Les appels téléphoniques : traçabilité et suivi.
Les outils de traitement des informations internes et externes :
- Répertoire téléphonique et agenda (papier ou électronique), courrier et emails, échéancier, planning, etc.
- Documents de la chaîne vente : papier en-tête, carte de visite et courriers commerciaux, devis et ses mentions légales, circuit de la facture client, etc.
- Documents de la chaîne achat : bon de commande, de livraison et de transport, facture fournisseur
- Documents de chantier : bons d'heures, déclarations / autorisations, PV de réception...
La circulation et le classement des documents :
- Dossier des salariés et des organismes sociaux
- Documents comptables, fiscaux, juridiques et bancaires
- Documents commerciaux.
Maîtriser la correspondance :
- Codes et usages d'une correspondance professionnelle : lettre, e-mail
- Modélisation et rédaction de courriers spécifiques : lettre de relance et de réclamation, courrier d'accompagnement du devis, courriers commerciaux, courriers aux salariés...
- Optimiser sa rédaction
- Savoir mettre en valeur les informations.
S'organiser au quotidien :
- Prioriser ses tâches
- Créer ses outils d'organisation et de suivi : bases de données, tableaux de suivi et de bord, comptes rendus.
Classement et archivage :
- Durées légales de classement : savoir se débarrasser du superflu !
- Archivage "papier" et numérique.
Attestation de formation
Non certificiante
Sans niveau spécifique
