CQP assistant administration de biens immobiliers

Dans un environnement mouvant, l'adaptation, l’évolution et le développement des compétences professionnelles est un enjeu majeur pour répondre aux demandes d’une clientèle plus exigeante. L’assistant en administration de biens est un professionnel qui assiste les chargés de gestion locative et/ou de copropriété dans leurs missions quotidiennes. Il contribue à la gestion administrative, comptable et technique des biens immobiliers, assurant le lien entre les propriétaires, les locataires, les copropriétaires et les prestataires.

• Accueillir les interlocuteurs en adoptant une posture professionnelle et en appliquant des techniques de communication adaptées à chaque situation, notamment celle d’une personne en situation de handicap ou de vulnérabilité, et à la multicanalité, dans le respect des règles établies par la direction, afin d’instaurer une relation de confiance et de faciliter l'accès aux services de l’entreprise
• Qualifier les demandes et les doléances formulées par des interlocuteurs en utilisant des techniques d'écoute active et de reformulation afin de déterminer leur nature (technique, administrative, situation conflictuelle, information, etc.) leur niveau de complexité et de proposer une orientation ou un premier niveau adapté de réponse
• Orienter les interlocuteurs vers les services ou les personnes compétentes, en leur fournissant les informations nécessaires et en s'assurant de leur compréhension, afin de faciliter la résolution de leurs problèmes ou le traitement de leurs demandes
• Actualiser régulièrement ses connaissances des évolutions législatives et réglementaires en matière d’administration de biens immobiliers, en échangeant avec le gestionnaire, en consultant les sources officielles et en participant à des formations, afin de pouvoir renseigner les interlocuteurs de manière fiable et conforme à la règlementation en vigueur
• Apporter des réponses explicites, précises et concises aux demandes et aux doléances des interlocuteurs, en adaptant son langage à l'interlocuteur et au canal de communication et en informant le gestionnaire afin de proposer une réponse de premier niveau
• Assurer le traitement des demandes jusqu'à leur clôture, en utilisant des outils de gestion des dossiers client notamment les logiciels métier, tout en informant le gestionnaire afin d’optimiser à la fois les processus d’accueil et de traitement des demandes et le délai de prise en charge favorisant ainsi la satisfaction de l’interlocuteur
• Préparer les documents constitutifs de la convocation à l’assemblée générale (ordres du jour précisant les résolutions soumises au vote, pouvoir à donner, bulletin de vote par correspondance, lien d’accès à l’AG par visio-conférence le cas échéant, constitution du dossier complet avec les annexes requises), en respectant les obligations légales et réglementaires, à l'aide des outils bureautiques et logiciels de gestion, afin de favoriser la participation ou la représentation des copropriétaires et de les accompagner vers une prise de décision éclairée.
• Coordonner la planification et la logistique des assemblées générales en prévoyant les réunions préparatoires avec le conseil syndical, la vérification des comptes préalables à l’AG, en tenant compte des délais légaux, du règlement de copropriété, des disponibilités de la salle et de l'accessibilité (PMR) et/ou par visioconférence le cas échéant, afin d’assurer le bon déroulement et la conformité de l’assemblée générale.
• Diffuser (en LRAR et/ou LRE) les convocations aux assemblées générales, en respectant les délais légaux et le règlement de copropriété, à l'aide des outils bureautiques et des logiciels de gestion, afin d’informer officiellement tous les copropriétaires et de sécuriser la validité des décisions
• Sous la responsabilité ou par délégation du gestionnaire, préparer le procès-verbal de l’assemblée générale en formalisant les décisions votées, en le diffusant à tous les copropriétaires par lettre simple aux copropriétaires présents et par LRAR ou LRE aux copropriétaires absents dans le respect de la réglementation, afin d’assurer la traçabilité et l'exécution des résolutions votées.
• Inscrire les nouveaux contrats de syndic dans le registre des mandats en respectant les obligations légales et réglementaires afin de garantir le respect des échéances et des procédures de renouvellement
• Mettre à jour les registres et les documents de la copropriété en intégrant les informations issues de l'assemblée générale, en respectant les obligations légales en matière de protection des données personnelles (RGPD), afin de maintenir des bases de données à jour et conformes
• Mettre à disposition les documents nécessaires aux différents interlocuteurs (contrat et carte de syndic, immatriculation, PV d’AG, attestation d’assurance, etc.), en utilisant des outils de gestion éco-responsable (extranet, etc.), en encourageant la dématérialisation des documents, en utilisant les systèmes de classement des documents appropriés afin de faciliter l'accès aux informations tout en réduisant l’empreinte carbone de l’entreprise
• Dans le cadre d’un travail en équipe au sein de l’agence, participer à la mise en place d’un système d'archivage hybride des documents relatifs aux contrats de syndic, combinant des outils numériques et physiques, avec une priorité donnée à la dématérialisation et à l'éco-responsabilité, afin d’accéder de façon pérenne aux documents, de garantir la sécurisation des documents et leur traçabilité
• Collecter les éléments du dossier du contrat de location déposé par le candidat locataire notamment sur la plateforme digitale de traitement mise à disposition par l’entreprise, en utilisant, le cas échéant, ses fonctionnalités et/ou en contrôlant les pièces justificatives (pièce d'identité, justificatifs de revenus, avis d'imposition, etc.), afin d’assurer la complétude et la conformité des informations visant l’examen des candidatures des prospects à la location
• Participer à la rédaction du bail de location à usage d’habitation dans le respect des obligations légales, en le créant dans le logiciel de gestion, en utilisant le modèle de contrats approprié et en y intégrant les données spécifiques aux biens immobiliers ainsi que les clauses approuvées par le gestionnaire pour produire des documents contractuels fiables et adaptés aux accords établis
• Actualiser les données relatives aux propriétaires, locataires, fournisseurs et biens immobiliers en recueillant les informations auprès des différentes sources (locataires, propriétaires, documents, etc.), en utilisant les outils de gestion appropriés, en vérifiant régulièrement les informations et en les modifiant, si nécessaire pour garantir leur exactitude et leur disponibilité au sein de l’entreprise et pour le propriétaire bailleur
• Organiser la signature du bail de location dans les délais impartis, en fixant un rendez-vous avec toutes les parties prenantes, afin de contractualiser l’acte de location et d’assurer la prise de possession du logement par le locataire dans les meilleures conditions
• Transmettre, dans les délais impartis et conformément à la réglementation en vigueur, tous les documents relatifs à la location du bien immobilier (contrat et annexes) aux locataires et aux propriétaires-bailleurs, en utilisant les modes de communication appropriés pour veiller à la bonne exécution des baux de location
• Mettre à disposition de manière sécurisée et numérique les documents indispensables (contrats, quittances, reçus, etc.) aux parties prenantes en les classant et en utilisant les plateformes et extranets appropriés afin d'en faciliter l'accès
• Enregistrer les paiements de loyers et de charges (prélèvements automatiques, chèques, virements), en alimentant le logiciel de gestion locative, afin de suivre les encaissements et d'identifier les éventuels retards ou impayés
• Suivre l’état d’avancement des paiements des loyers et charges en informant le gestionnaire et en appliquant les procédures nécessaires au recouvrement amiable afin d'identifier les retards ou impayés pour initier les actions de recouvrement nécessaires et prévenir des contentieux
• Préparer les rapports de gérance, en calculant les montants à reverser aux propriétaires-bailleurs ou au locataire, en effectuant les virements bancaires associés (le cas échéant) et en envoyant les relevés de gestion, pour rendre compte de la gestion financière des biens immobiliers de manière précise et régulière.
• Réceptionner la demande de travaux, en recueillant les informations reçues des occupants, en déterminant la nature et l'urgence des problèmes afin de déclencher, au besoin et selon la situation, les interventions requises
• Organiser les interventions des prestataires, en les sélectionnant, en analysant les devis réceptionnés en fonction de leur qualification, de la qualité de leurs prestations et de leur coût pour garantir la qualité et la fiabilité des prestataires
• Assurer le suivi effectif des interventions, y compris en matière de travaux visant à réaliser des économies d'énergie, en vérifiant la prise en charge des demandes de travaux par les prestataires, en informant régulièrement les parties prenantes de l'avancement des travaux et en gérant les imprévus, pour maintenir une communication transparente et d'instaurer une relation de confiance
• Traiter les sollicitations des copropriétaires ou locataires dans des délais impartis en les analysant, et en désamorçant les tensions générées par le sinistre déclaré, en organisant des réunions, si nécessaire, avec les parties prenantes et en s’assurant de leur disponibilité et de leur présence pour leur apporter la réponse adéquate
• Préparer, lorsque cela est nécessaire, le dossier de sinistre et sa déclaration auprès des assureurs dans le respect des procédures, des délais, et des garanties (dommages ouvrage, sinistres) en le soumettant au gestionnaire pour vérification et en collectant les avis des experts pour assurer une prise en charge adaptée et réactive du sinistre
• Coordonner les interventions des prestataires en planifiant les rendez-vous et en communiquant les informations aux locataires et à tous les copropriétaires, en rendant compte régulièrement au gestionnaire de l'avancement des interventions, pour garantir la réalisation des travaux dans les meilleures conditions

• CPNE de l'immobilier, administrateurs de biens, sociétés immobilières, agents immobiliers

• Comité des organisations patronales des professions immobilières

  1ère habilitation	Début validité	Fin validité
  18/12/2025		18/12/2030

• CQP gestionnaire de copropriété (https://www.intercariforef.org/formations/certification-106631.html)
• CQP gestionnaire locatif (https://www.intercariforef.org/formations/certification-106633.html)