Secrétaire médical et médico-social

Les secrétaires médicaux ont pour missions d'assister les médecins, les responsables et le personnel du secteur sanitaire et social et assurent des fonctions de gestion relationnelle et administrative d’un secrétariat médical ou médico-social. Ils veillent au bon fonctionnement de leur service et doivent savoir juger de l’urgence d’une situation et prioriser leurs tâches.

• Savoir s’exprimer correctement à l’oral et à l’écrit en soignant sa communication non verbale, son vocabulaire, sa syntaxe, sa grammaire, son orthographe...
• Maitriser les techniques d’accueil de face à face et téléphoniques ainsi que le filtrage
• Adapter son niveau de langage à son interlocuteur (enfants, adultes, personnes âgées, autres professionnels, personnes en situation de handicap, interculturalité etc.).
• Prendre un message et le restituer quel que soit l’interlocuteur
• Recueillir les informations nécessaires à l’identitovigilance
• Interroger l’interlocuteur sur sa demande et l’orienter vers le service adéquat et orienter les usagers en interne comme en externe selon ses besoins et attentes
• Conseiller le patient sur son parcours médical, les démarches administratives qui s’y attachent
• Renseigner les usagers sur les prises en charges des frais médicaux
• Orienter les usagers vers la salle d’attente et leur indiquer les modalités de prise en charge et de passage
• Gérer les priorités entre le téléphone et la présence physique, les demandes des supérieurs hiérarchiques/collègues et les urgences médicales
• Observer et reconnaitre toute situation dangereuse et ou potentiellement agressive pour y faire face et désamorcer un conflit
• Adapter toute sa communication (verbale et non verbale) en fonction de la situation
• Gérer la tenue de l’espace physique : gel hydro alcoolique, disposition des tables, chaises, journaux...
• Réapprovisionner les fournitures et documents nécessaires : gel hydro alcoolique, plaquettes, flyers
• Assurer l’affichage informatif législatif et règlementaire, par voie papier ou digitale
• Concevoir tous supports visuels informatifs internes au service (affiches, flyers comprenant du texte, des images, tableaux, graphiques...)
• Réceptionner, trier et diffuser tous documents relatifs au domaine professionnel
• Identifier et répertorier les documents professionnels
• Respecter et s’approprier le circuit et les procédures du traitement du courrier
• Connaitre et appliquer les normes rédactionnelles et de mise en forme conformes aux procédures internes dans le respect de la démarche qualité
• Maitriser l’expression écrite, l’orthographe, la syntaxe, la terminologie médicale et le vocabulaire médical et sanitaire et social
• Maitriser l’outil informatique, les logiciels professionnels, le Pack Office Windows, le dictaphone, la dictée numérique et vocale
• Savoir prendre des notes et synthétiser les informations et éléments essentiels
• Concevoir, créer, mettre à jour et saisir tous documents et tableaux, graphiques, à partir de données chiffrées en utilisant les logiciels appropriées
• Saisir les données informatiques pour actualiser les documents et dossiers en format papier et de façon dématérialisée (logiciels et bases de données)
• Connaitre l’organisation interne de la gestion informatique des dossiers et fichiers, l’arborescence, l’intranet etc.
• Connaitre et respecter les outils et procédures liés aux dossiers médicaux des bénéficiaires (patients et/ou résidents) en lien avec la démarche qualité (comme les formulaires CERFA, les nomenclatures et codification de tarification à l’acte et à l’activité etc.)
• Assurer le classement et l’archivage, papier et numérique, du dossier et des documents liés
• Connaitre les différents services et partenaires et transmettre les informations (en interne et à l’externe) aux différents services concernés dans le respect du cadre législatif (secret médical, charte des patients, éthique et déontologie professionnelles)
• Maitriser les logiciels de tableurs et de planification
• Gérer son temps : anticiper et prioriser les différentes tâches dans le temps compte tenu des impératifs
• Savoir gérer l’urgence et réguler sa charge de travail
• Coordonner une ou plusieurs tâches entre différents professionnels
• Prendre en compte les prescriptions médicales et coordonner la prise de rdv en tenant compte des contraintes et disponibilités des examens et interventions à effectuer
• Connaitre et appliquer la procédure de télétransmission CPAM et Mutuelles (Carte Vitale et carte mutuelle dont tiers payant et/ou Complémentaire Santé Solidaire)
• Elaborer des devis selon les procédures et documents existants
• Gérer des encaissements des actes (espèces, cartes bancaires, chèques) et saisie administrative de bordereaux de remise des chèques
• Gérer de la facturation et de la comptabilité courante d’une structure
• Maitriser l’utilisation des matériels de reproduction tels que photocopieur, scanner
• Maitriser l’utilisation des outils et matériels professionnels : ordinateurs, logiciels divers, plateformes de gestion des rdv (Doctolib), et de e-consultation...
• Gérer le flux des consommables (ramettes papiers, encre toner, fournitures de bureau, gel hydro alcoolique, papier essuie mains...)
• Passer et suivre les commandes des produits et matériels pour éviter les ruptures de stocks
• Gérer l’économat ou le stockage des produits et matériels
• Animer ou participer à une réunion, collecter tout élément essentiel, synthétiser et en faire la restitution
• Participer à l’organisation d’un évènement avec l’équipe sur les plans logistique et communicationnel
• Réserver les salles, matériels, moyens de transport et d’hébergement inhérents à l’évènement pour chaque membre participant
• Identifier les lieux ressources du secteur sanitaire et social
• Rechercher, réactualiser et exploiter les sources documentaires législatives et règlementaires
• Tenir l’équipe informée des actualités officielles
• Gérer la documentation professionnelle (revues, articles) sous forme papier ou numérique
• Participer à l’amélioration continue et appliquer la démarche qualité en vigueur au sein de la structure
• Utiliser les outils, protocoles et procédures issus de la démarche qualité
• Transmettre ses connaissances et son savoir-faire à un collègue, de nouveaux entrants ou stagiaires
• Contribuer à la mise en place et à l’application d’une démarche écoresponsable et de développement durable
   

• Pôle formation santé (PFS)

• Pôle formation santé (PFS)

  1ère habilitation	Début validité	Fin validité
  	01/07/2022	01/07/2024

• Secrétaire médical(e) et médico-social(e) (https://www.intercariforef.org/formations/certification-64637.html)

• Secrétaire médical et médico-social (https://www.intercariforef.org/formations/certification-117412.html)