Outlook : gagner du temps et s'organiser

Objectifs

- Maîtriser l'utilisation d'Outlook comme outil de messagerie et de gestion des contacts
- Utiliser le calendrier pour créer des rendez-vous ponctuels ou périodiques, des réunions et y inviter des participants
- S'organiser en utilisant les tâches et définir des rappels
- Créer des modèles de mails
- Améliorer son efficacité avec Outlook

Programme de la formation

RAPPELS RAPIDES
- Le ruban, les onglets, le volet de navigation, le volet de lecture, la barre des tâches

GAGNER DU TEMPS DANS LA GESTION DE SES MAILS
- Organiser sa boite mail à l'aide des dossiers et des règles (classement manuel ou automatique)
- Préparer des modèles et/ou des brouillons de messages, exploiter les Quickpart
- Modifier les options du message (importance, confirmation de lecture)
- Imprimer, supprimer plusieurs messages à la fois
- Créer et insérer des signatures
- Définir les options d'affichage, trier ou regrouper les messages
- Rechercher un ou des message(s) selon un critère précis (date d'envoi, expéditeur, objet,)
- Marquer un message pour le suivi, associer une catégorie à un message
- Les actions rapides : répondre et supprimer un mail en une seule action
- Envoyer un message à son responsable, à son équipe (paramétrer les personnes)
- Utiliser les indicateurs de suivi, les boutons de vote Insérer une capture d'écran dans un mail
- Différer l'envoi d'un mail, retransmettre directement la réponse reçue à un autre contact

UTILISER LE CALENDRIER
- Exploiter son calendrier : noter des RDV, réunions, évènement sur 1 journée, RDV périodiques
- Ouvrir le calendrier d'un autre collaborateur, de plusieurs collaborateurs
- Planifier des réunions en invitant d'autres utilisateurs, vérifier leurs disponibilités
- Créer un groupe de calendriers pour voir les disponibilités de plusieurs personnes en même temps

GERER DES CONTACTS
- Créer une liste de distribution (groupe de contacts)
- Envoyer les informations d'un contact via la messagerie
- Organiser les contacts par catégorie
- Trier les contacts à l'aide de champs, ou changer de mode d'affichage
- Gérer une liste d'expéditeurs bloqués

LES TÂCHES
- Créer et mettre à jour des tâches à une ou plusieurs occurrence(s)
- Déléguer une tâche à un contact, accepter ou refuser une tâche
- Modifier l'affichage des tâches
- Synchroniser Outlook avec son SmartPhone ou avec Google Mail

Validation et sanction

attestation de suivi ou de présence

Type de formation

Non certifiante

Sortie

Sans niveau spécifique