Optimiser son poste d'assistante

Objectifs

• Gérer son temps et organiser ses tâches
• Mettre en place des méthodes améliorant son efficacité en dépassant ses freins
• Planifier ses tâches et activités en fonction des priorités liées à sa fonction
• Maîtriser l'impact qu'ont les interlocuteurs dans son organisation quotidienne
• Préserver son équilibre pour être plus productif en se préservant du stress
• Optimiser sa gestion du temps dans un cadre professionnel

Programme de la formation

Contenu pédagogique :
Se positionner dans l'organisation
La définition de la fonction et ses implications.
L'étendue du champ d'action de l'assistant.
Comment "manager son manager" ?
Être force de proposition.
Gérer son activité
Sa position face au temps : associée, dissociée.
Son orientation par rapport au temps : passé, présent, futur.
Les messages contraignants.
Les lois et les principes de la gestion du temps.
Fixer et lister les objectifs.
Lister les activités.
Déterminer le degré de priorité.
Les facteurs associés à une bonne gestion de l'activité.
Des solutions applicables à la perte de temps et d'énergie.
Éviter les tensions contre-productives.
Éviter les surcoûts.
Connaître ses "voleurs" de temps
Quels sont ses "voleurs de temps" ?
Gérer les interruptions : téléphone, imprévus, changement de priorité, distractions.
Le manque d'objectifs, de planification, de priorités.
La volonté d'en faire trop, l'incapacité à dire "non".
Le manque d'organisation.
Les réunions mal préparées.
L'information incomplète ou en retard.
L'absence de classement des informations.
Définir efficacement ses priorités
Définir des objectifs.
Mettre en place des objectifs SMART.
Prendre du recul pour définir l'important.
Élaborer la matrice des priorités de son poste.
Définir et lister les priorités, l'urgent et l'important.
Élaborer un plan de journée.
Organiser les réunions et manifestations.
Maîtriser l'organisation matérielle d'une réunion.
Connaître les principes de gestion de l'agenda (papier et électronique).
Gérer l'agenda de son manager.
Concevoir un plan d'action personnalisé : définir un objectif de progrès.

Validation et sanction

Attestation d'assiduité et de réussite

Type de formation

Non certifiante

Sortie

Information non communiquée